Regulamin uczestnictwa w II Kongresie Krajowej Izby Fizjoterapeutów pt. ,,Interdyscyplinarność przyszłością rehabilitacji”
12-15.06.2024 r., Kraków
§ 1. Zasady ogólne
1. Definicje:
1) Konferencja – II Kongres Krajowej Izby Fizjoterapeutów pt. „Interdyscyplinarność przyszłością rehabilitacji”, która odbędzie się w dniach od 12 do 15 czerwca 2024 r. w Krakowie, w Centrum Konferencyjnym ICE;
2) Organizator – Krajowa Izba Fizjoterapeutów, z siedzibą w Warszawie, przy Al. Jerozolimskich 93, 02-001 Warszawa;
3) Organizator Logistyczny – Business Service Galop, z siedzibą w Katowicach, przy ul. Ordona 7 lok. XIV, 40-164 Katowice;
4) Użytkownik/Uczestnik – każda osoba dokonująca rejestracji na Konferencję.
2. Oficjalny serwis internetowy Konferencji znajduje się pod adresem https://kongres.kif.info.pl/.
3. Przepisy Regulaminu Konferencji (zwany dalej „Regulaminem”) stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji i obowiązują wszystkich Uczestników.
4. Liczba miejsc na Konferencji jest ograniczona. O udziale w Konferencji decyduje kolejność zgłoszeń oraz data wpływu opłaty (termin zgłoszenia liczony jest od daty dopełnienia ostatniej z tych czynności).
§ 2. Rejestracja
1. Zgłoszenie uczestnictwa w Konferencji jest możliwe wyłącznie za pośrednictwem aplikacji internetowej umożliwiającej obsługę procesu rejestracji uczestników na Konferencję (będącą własnością Organizatora Logistycznego), w terminie do 8.06.2024 r.
2. Zakres działania aplikacji obejmuje usługę polegającą na przechowywaniu w bazie danych rejestracji Użytkownika, a także obsłudze tej rejestracji przez Organizatora lub Organizatora Logistycznego.
3. Wymagania techniczne związane z korzystaniem z aplikacji nie odbiegają od wymagań technicznych dotyczących korzystania z sieci Internet. Użytkownik musi posiadać komputer z dostępem do sieci Internet wraz z oprogramowaniem umożliwiającym przeglądanie jej zasobów. Organizator i Organizator Logistyczny zastrzegają sobie prawo do wykorzystania adresu e-mail podanego podczas rejestracji na Konferencję, celem powiadamiania Uczestników o zmianach programu Konferencji, Regulaminu, a w przypadku wyrażenia takiej zgody przez Uczestnika – również w celach promocyjnych.
4. Prawidłowe zgłoszenie zakończone jest komunikatem oraz analogicznym komunikatem przesłanym na adres mailowy podany w trakcie procesu rejestracji.
5. W przypadku braku komunikatu, należy raz jeszcze uzupełnić formularz lub skontaktować się z Organizatorem Logistycznym pod adresem: kif@kongresy.com.pl.
6. Komunikat o prawidłowym wypełnieniu formularza nie stanowi potwierdzenia udziału w Kongresie.
7. Uczestnicy, którzy opłacili udział w odwołanej edycji Kongresu w 2020 roku zostali automatycznie zarejestrowani na termin 12-15.06.2024 r.
§ 3. Opłata
1. Po dokonaniu zgłoszenia Użytkownik zobowiązany jest do uiszczenia opłaty w wysokości podanej przez Organizatora w ciągu 7 dni od otrzymania mailowego potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia.
2. Opłata obejmuje: pakiet startowy, udział w sesjach naukowych, przerwy kawowe, lunch. Inne koszty pobytu i przejazdu Użytkownik pokrywa we własnym zakresie.
3. Ceny oraz szczegółowe warunki płatności, w tym terminy płatności, zamieszczone są na stronie internetowej Konferencji.
4. Organizator Logistyczny wystawi fakturę za uczestnictwo w Konferencji w ciągu 21 dni roboczych od daty zaksięgowania płatności i wyśle ją drogą elektroniczną na podany w trakcie procesu rejestracji adres mailowy.
5. Uiszczona opłata za udział w odwołanej edycji Kongresu w 2020 roku oraz w koktajlu została automatycznie przeksięgowana na termin 12-15.06.2024 r.
§ 4. Rezygnacja z udziału w Konferencji
1. Rezygnacji Uczestnik może dokonać w formie złożenia oświadczenia o rezygnacji z udziału w Konferencji przesłanego na adres: kif@kongresy.com.pl.
2. Warunki zwrotu opłaty rejestracyjnej:
1) przesłanie do Organizatora Logistycznego oświadczenia wcześniej niż w 60 dniu przed rozpoczęciem Konferencji – zwrot całej uiszczonej opłaty rejestracyjnej;
2) przesłanie do Organizatora Logistycznego oświadczenia pomiędzy 60 a 30 dniem przed rozpoczęciem Konferencji – zwrot 75% wartości uiszczonej opłaty rejestracyjnej.
3. W przypadku przesłania oświadczenia w terminie krótszym niż 30 dni do dnia rozpoczęcia Kongresu opłata rejestracyjna nie podlega zwrotowi.
4. W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku o zwrot kosztów uczestnictwa w Konferencji, Uczestnik otrzyma od Organizatora Logistycznego fakturę korygującą. Podpisany egzemplarz faktury należy odesłać na adres: Business Service Galop, ul. Ordona 7 lok. XIV.
5. Fakturę korygującą Organizator Logistyczny wystawia nie później niż w terminie 30 dni od dnia zakończenia Konferencji.
§ 5. Ochrona danych osobowych i wykorzystanie wizerunku
1. Administratorem danych osobowych Uczestników przetwarzanych w celu umożliwienia wzięcia udziału w Konferencji jest Organizator, zgodnie z art. 4 pkt 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, zwanego dalej ,,Rozporządzeniem’’.
2. We wszelkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, Uczestnik może skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych za pośrednictwem adresu e-mail: iod@kif.info.pl. Kontakt z administratorem jest możliwy również w ramach wskazanego w Regulaminie adresu e-mail a także pisząc na adres siedziby.
3. Podanie danych przez Uczestnika jest dobrowolne, jednakże konieczne dla celów poprawnej weryfikacji tożsamości oraz rozpatrzenia zgłoszenia na Konferencję Organizator przetwarza dane osobowe Uczestnika w zakresie obejmującym: imię, nazwisko, płeć, numer prawa wykonywania zawodu, adres e-mail, numer telefonu, kraj, dane instytucji (nazwa i adres).
4. Podczas organizowanej Konferencji wykonywana będzie przez Organizatora relacja foto-video. Uczestnik przyjmuje do wiadomości i wyraża zgodę na wykorzystanie przez Organizatora wizerunku utrwalonego podczas relacji z Konferencji do celów promocji działalności Organizatora, w tym m.in. poprzez umieszczenie zdjęć lub nagrań na stronie internetowej Organizatora, w mediach i portalach społecznościowych (w tym Facebook, LinkedIn), do celów wewnętrznych oraz na obróbkę i obrót tymi utrwalonymi egzemplarzami. Organizator informuje, że przetwarzać będzie daną osobą w postaci wizerunku Uczestnika z poszanowaniem wszelkich dóbr osobistych Uczestnika.
5. Dane osobowe Uczestników przetwarzane są w celu umożliwienia zapisu i uczestnictwa w ramach Konferencji (art. 6 ust. 1 lit. a i b Rozporządzenia). Jako administrator danych będący przedsiębiorcą, Organizator ma także prawo do ustalenia, dochodzenia roszczeń z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej lub obrony roszczeń i tym samym przetwarzania tych danych w tym celu (art. 6 ust. 1 lit. b oraz f Rozporządzenia, jako tzw. prawnie uzasadniony interes administratora, którym jest dochodzenie naszych roszczeń administratora i obrona przysługujących praw). Jako przedsiębiorca Organizator prowadzi również księgi rachunkowe oraz wywiązuje się z obowiązków podatkowych, co może się wiązać z koniecznością przetwarzania danych osobowych Uczestników (art. 6 ust. 1 lit. c Rozporządzenia w związku z art. 74 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości).
6. Uczestnik może wyrazić także dobrowolną zgodę na otrzymywanie komunikacji marketingowej od Organizatora lub komunikacji marketingowej zawierającej informacje o usługach, w tym promocjach i zniżkach podmiotów współpracujących administratorem. Przypominamy, że wyrażenie którejkolwiek ze zgód jest w pełni dobrowolne i że Uczestnik może ją w każdym czasie odwołać, kontaktując się z Organizatorem. W tym przypadku Organizator będzie przetwarzał dane osobowe Uczestnika w ramach udzielonej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia) do czasu jej wycofania a także w ramach prawnie uzasadnionego interesu administratora (art. 6 ust. 1 lit. f Rozporządzenia w postaci marketingu bezpośredniego produktów i usług) oraz na podstawie ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. 2020 r. poz. 344 ze zm.) oraz ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne (Dz. U. 2022 r. poz. 1648 ze zm.).
7. Organizator dba o poufność danych Uczestników, dlatego też z uwagi na konieczność zapewnienia odpowiedniej organizacji w szczególności w zakresie infrastruktury informatycznej czy bieżących sprawach dotyczących prowadzonej działalności, jak również realizacji praw Uczestników, dane osobowe mogą być przekazywane w szczególności następującym kategoriom odbiorców jak dostawcy usług zaopatrujący Organizatora w rozwiązania techniczne oraz organizacyjne, umożliwiające zarządzanie organizacją (w szczególności dostawcom usług teleinformatycznych, firmom kurierskim i pocztowym) czy dostawcy usług prawnych i doradczych oraz wspierających Organizatora w dochodzeniu należnych roszczeń (w szczególności kancelariom prawnym, firmom windykacyjnym).
8. Z uwagi na to, że administrator korzysta z usług innych dostawców dane osobowe Uczestników mogą być przekazywane poza teren Unii Europejskiej. W takim przypadku przekazywanie danych odbywać się będzie w oparciu o stosowną umowę pomiędzy Organizatorem a tym podmiotem, zawierającą standardowe klauzule ochrony danych przyjęte przez Komisję Europejską.
9. Dane osobowe Uczestników przetwarzane są przez czas niezbędny do rozpatrzenia zgłoszenia do uczestnictwa w Konferencji, a następnie przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia ewentualnych roszczeń wynikających z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej w ramach przepisów kodeksu cywilnego lub do obrony roszczeń. Wszelkie dane przetwarzane na potrzeby rachunkowości oraz ze względów podatkowych Organizator przetwarza przez 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy. W przypadku wyrażenia zgody marketingowej, do czasu jej wycofania. Po upływie wyżej wymienionych okresów dane te są usuwane lub poddawane anonimizacji.
10. Administrator danych, zapewnia Uczestnikowi prawo dostępu do danych, ich sprostowania, żądania ich usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania. Osoba, której dane dotyczą może także skorzystać z uprawnienia do złożenia wobec Organizatora sprzeciwu wobec przetwarzania danych oraz prawa do przenoszenia danych do innego administratora danych. W przypadku chęci skorzystania z któregokolwiek z tych uprawnień, prosimy o kontakt z Organizatorem drogą pocztową, poprzez stronę www lub bezpośrednio pisząc do Inspektora ochrony danych. Informujemy także o przysługującym Uczestnikowi prawie wniesienia skargi do organu nadzorującego przestrzeganie przepisów ochrony danych osobowych tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
§ 6. Zasady uczestnictwa
1. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany prelegentów lub programu Konferencji, z przyczyn od niego niezależnych. Uczestnikowi nie przysługuje w takim przypadku prawo do odszkodowania ze strony Organizatora.
2. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminu Konferencji z przyczyn od niego niezależnych. W takim przypadku Organizator Logistyczny dokonuje zwrotu całej uiszczonej opłaty. Jednocześnie Organizator Logistyczny i Organizator nie pokrywają kosztów dodatkowych poniesionych przez Uczestnika w związku z Konferencją.
3. Uczestnicy zobowiązani są przestrzegać zapisów regulaminu obiektu, w którym organizowana jest Konferencja, w tym w szczególności zasad bezpieczeństwa, przepisów BHP i przeciwpożarowych, za co ponoszą osobistą odpowiedzialność.
4. Uczestnicy Konferencji mogą przebywać na terenie obiektu Konferencji tylko w godzinach trwania Konferencji.
5. Zabronione jest prowadzenie przez uczestników Konferencji jakichkolwiek działań niezgodnych z obowiązującymi przepisami prawa.
6. W miejscu Konferencji obowiązuje bezwzględny zakaz: wnoszenia i używania broni, amunicji i materiałów pirotechnicznych oraz szkodliwych substancji chemicznych, a także ognia otwartego, stanowiących zagrożenie pożarowe, uszkodzenia mienia oraz stwarzających niebezpieczeństwo dla zdrowia, życia osób oraz bezpieczeństwa powszechnego, wnoszenia i spożywania alkoholu oraz środków odurzających, palenia wyrobów tytoniowych oraz używania papierosów elektronicznych, zachowania niezgodnego z zasadami współżycia społecznego oraz zakłócania porządku publicznego.
7. W trakcie Konferencji, Uczestnik zobowiązany jest stosować się do ewentualnych poleceń porządkowych Organizatora; dotyczy to w szczególności zakazu rejestracji (audio, video lub foto).
8. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.
9. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia zarówno na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Konferencją, jak również w miejscach zakwaterowania.
10. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody spowodowane przez osoby trzecie lub z winy poszkodowanego.
11. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody spowodowane siłą wyższą.
12. W przypadku stwierdzenia przez Organizatora naruszenia przez Uczestnika zapisów Regulaminu albo naruszenia ogólnie uznanych zasad uczestnictwa, Organizator uprawniony jest do odmowy Uczestnikowi prawa udziału w Konferencji.
§ 7. Reklamacje
1. Wszelkie reklamacje Uczestników wobec Organizatora lub Organizatora Logistycznego powinny być zgłaszane na adres: kif@kongresy.com.pl, w terminie 14 dni od dnia zakończenia Konferencji. Po upływie tego terminu reklamacje nie będą rozpatrywane.
2. Oświadczenia składane między Uczestnikiem a Organizatorem Logistycznym odbywają się w drodze elektronicznej, z wykorzystaniem adresu e-mail odpowiednio podanego podczas rejestracji oraz kif@kongresy.com.pl.
§ 8. Postanowienia końcowe
1. Organizator zastrzega sobie prawo dokonywania zmian w Regulaminie. Po ogłoszeniu przez Organizatora, na stronie Konferencji lub drogą mailową, zmian w Regulaminie, każdy Uczestnik, który zarejestrował się na Konferencję, powinien niezwłocznie zapoznać się ze zmianami.
2. W przypadku braku akceptacji zmian Regulaminu, Uczestnik powinien pisemnie powiadomić Organizatora o takiej decyzji środkami komunikacji elektronicznej na kif@kongresy.com.pl. Oświadczenie to powinno dotrzeć do Organizatora najpóźniej w terminie 7 dni od wejścia w życie zmienionego Regulaminu. Jeżeli Organizator nie otrzyma oświadczenia Uczestnika o braku akceptacji zmian Regulaminu w podanym terminie, przyjmuje się, że Uczestnik zaakceptował zmieniony Regulamin.
3. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu Uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.